Werkwijze

In een voorgesprek met het bedrijf/de instelling wordt geïnventariseerd wat de specifieke wensen ten aanzien van de externe vertrouwenspersoon zijn. De taken en bevoegdheden van de externe vertrouwenspersoon zijn afhankelijk van het in het bedrijf/de instelling geldende beleid op gewenste en ongewenste omgangsvormen en de klachtenregeling. Zo nodig doet de Rutgers Nisso Groep aanbevelingen ter verbetering van dit beleid en de positie van de externe vertrouwenspersoon daarbinnen.

De Rutgers Nisso Groep werkt met een pool van vertrouwenspersonen en draagt één persoon voor aan de instelling/het bedrijf. Na wederzijdse kennismaking kunnen beide partijen besluiten al dan niet een overeenkomst aan te gaan.

Bij het aangaan van een overeenkomst voor een externe vertrouwenspersoon van de Rutgers Nisso Groep worden afspraken gemaakt over:

• Taken en bevoegdheden van de externe vertrouwenspersoon;
• Wat, aan wie en op welke wijze wordt gerapporteerd;
• De gedragscode ‘Omgaan met vertrouwelijkheid’ van de vertrouwenspersoon;
• Op welke te onderscheiden geledingen binnen het bedrijf/de instelling de dienstverlening zich richt, bijvoorbeeld medewerkers, cliënten/leerlingen, derden waaronder leveranciers van diensten;
• Inzet van uren. Hier zijn twee mogelijkheden:
  • een vast aantal uren per week, met, afhankelijk van de caseload, de mogelijkheid tot overschrijding;
  • flexibel, afhankelijk van het aantal meldingen dat zich voordoet.

Dienstverlening

De volgende diensten worden geleverd:

• De vertrouwenspersoon is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09.00 uur tot 17.00 uur via het algemene nummer vertrouwenspersoon van de Rutgers Nisso Groep: 030 - 223 1161;
• Zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen drie werkdagen, neemt de vertrouwenspersoon of diens plaatsvervanger contact op;
• Bij melding van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag vindt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 10 werkdagen na het eerste telefonische contact, een eerste oriënterend gesprek plaats. Vervolgens wordt de klachtenprocedure zoals opgesteld door het bedrijf/de instelling gevolgd;

• De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een verslag van zijn/haar bevindingen over de betreffende periode, de geanonimiseerde meldingen en de afhandeling ervan. Zo nodig doet de vertrouwenspersoon aanbevelingen ten aanzien van het beleid en de preventie van gewenste en ongewenste omgangsvormen;
• In voorkomende gevallen, wanneer de onpartijdigheid van de vertrouwenspersoon onder druk komt te staan, kan een tweede externe vertrouwenspersoon worden ingezet;
• Bij verlof en/of ziekte wordt de vaste vertrouwenspersoon vervangen door een invaller. De naam van de invaller wordt tijdig aan het bedrijf/de instelling doorgegeven. De invaller is langs dezelfde weg te bereiken als de vaste vertrouwenspersoon. Het is de verantwoordelijkheid van de vaste vertrouwenspersoon om de invaller van de nodige informatie te voorzien, zoals informatie ten aanzien van lopende casussen en namen en bereikbaarheid van relevante personen;
• Geheimhoudingsplicht, ook indien de overeenkomst met de Rutgers Nisso Groep wordt beëindigd.

Voorwaarden

Voor het afsluiten van een contract met de Rutgers Nisso Groep moet het bedrijf/de instelling aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Het bedrijf/de instelling heeft beleid op gewenste en ongewenste omgangsvormen. Indien dit niet of onvoldoende aanwezig is, zullen afspraken worden gemaakt over hoe en op welke termijn dit kan worden gerealiseerd;
• Er is een algemene klachtenprocedure opgesteld met daarin aandacht voor het onderwerp gewenste en ongewenste omgangsvormen;
• Er is een klachtencommissie of er kan gebruik worden gemaakt van een externe klachtencommissie.

Voor de Rutgers Nisso Groep is het van belang dat het bedrijf/de instelling de volgende zaken regelt om een prettige en efficiënte werkrelatie met de externe vertrouwenspersoon te kunnen waarborgen:

• Kennismaken met de eventueel aanwezige aandachtsfunctionarissen, het management van het bedrijf/de instelling en andere relevante personen en/of geledingen;
• Beschikbaar stellen van de benodigde informatie, waaronder beleidsplannen, jaarverslagen en  klachtenprocedure;
• Periodiek overleg met een vaste contactpersoon van het bedrijf/de instelling.

Bevoegdheden externe vertrouwenspersoon

Voor het goed kunnen functioneren van de externe vertrouwenspersoon is een aantal bevoegdheden noodzakelijk:

• Toegang hebben tot alle geledingen van het bedrijfsalgemene personeels-, cliënt- of leerlinggegevens;
• Gesprekken mogen voeren met de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen;