Aandachtspunten bij klachtenprocedure zijn

Een correcte structuur bestaat uit het instellen van een vertrouwenspersoon, klachtenregeling en klachtencommissie. Door deze structuur voelen klagers zich serieus genomen. Bovendien zullen ze daardoor hun problemen sneller formuleren waardoor escalatie kan worden voorkomen. De klachtstructuur zorgt er voor dat aangeklaagden niet onterecht, subjectief worden beschuldigd. Tevens kan een correcte structuur een einde maken aan de negatieve werksfeer. Naast vertrouwens- personen en klachtencommissie kunnen PZ-afdeling, leidinggevenden, bedrijfsarts en maatschappelijk werk hier een eigen rol in spelen.

Aspecten van een klachtenstructuur

Klachtregeling

Vermeld al het relevante dat nodig is voor het oplossen van klachten over seksuele intimidatie . Informele en formele weg worden genoemd, d.w.z. de taken, bevoegdheden en werkwijze van respectievelijk de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie. Het is belangrijk te bepalen l wanneer een klacht ontvankelijk is. Daarnaast is het vaststellen van een tijdsperiodes voor de fases van de klachtenafhandeling van belang.

Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon staat slachtoffers bij in het vinden van geschikte oplossingen voor problemen met seksuele intimidatie op het werk. Dit doen ze op een informele manier en nooit buiten het slachtoffer om. Doel is het verkennen van de klacht. De vertrouwenspersoon inventariseert met slachtoffer wat deze al heeft gedaan en verkent mogelijke volgende acties en hulp die daarbij nodig is.Begeleidt persoon tijdens onderzoek door commissie en zorgt voor nazorg of eventuele doorverwijzing naar externe hulp (RIAGG, advocaat of politie).

Klachtencommissie

De klachtencommissie is een adviserend orgaan en heeft als doel objectief advies te geven over de te nemen maatregelen. Op basis van vertrouwelijkheid (stukken kunnen door betrokken worden ingezien en gecorrigeerd voor definitieve rapportage) . Heeft bevoegdheid om klacht wegens seksuele intimidatie te onderzoeken op gegrond- of aannemelijkheid. Een ongegronde klacht is niet meteen een onterechte klacht; vaak ontbreekt het bewijs.

Beoordeelt ontvankelijkheid; is deze klacht een klacht zoals gedefinieerd in de regeling? Instellen onderzoek voor ontvankelijke klachten met hoor en wederhoor(inclusief evt. getuigen, ook zij die iets van-horen-zeggen hebben) Kan maatregelen voorstellen gedurende het onderzoek, zoals schorsing van beschuldigde zodat het slachtoffer niet doorlopend wordt geïntimideerd met als doel de klacht in te trekken.

Klacht intrekken kan, maar doe dit niet te lichtvaardig.

Factoren die het functioneren van een klachtenstructuur beïnvloeden

• Het bestaan van een klachtenstructuur kan seksuele intimidatie niet voorkomen en is dus geen preventieve maatregel, maar er gaat wel een preventieve werking van uit. De werking hiervan kan niet los worden gezien van reeds bestaande omgangsvormen
• Mate waarin voor werknemers duidelijk is wat seksueel intimiderend gedrag kan zijn Het vertrouwen dat werknemers hebben in bestaande procedures en het personeelsbeleid van de organisatie
• Mogelijkheid voor het vinden van oplossingen in de lijn (dus met leidinggevende) betreffende opvang en begeleiding.
• Vertrouwenspersonen inschakelen, het laten bij één opluchtingsgesprek of (evt.) daarna zelf stappen ondernemen, kiezen voor een bemiddelingstraject of voor het indienen van een officiële klacht.
• Bekendheid van de vertrouwenspersoon bij het personeel van de organisatie
• Registratie van klachten. Beschrijf het onderzoeksproces. Maak verslag van de overtredingen op het gebied van seksuele intimidatie. Noteer ook elke stap in het onderzoek daarnaar Klachten moeten mondeling en schriftelijk kunnen worden gedaan
• Creëer veilige procedures die niet kunnen falen. Stel bijvoorbeeld in ieder geval een vrouw aan, bij voorkeur iemand met hoog gezag die veel autoriteit en respect ontvangt van de werknemers. Geef hen de nodige training
• Maak klachtenprocedures compleet; verstrek namen en nummers van alle daarbij betrokken personen of commissies
• Zorg voor follow-up procedures
• Beschrijf boetes en andere maatregelen die zullen worden genomen t.o.v de aangeklaagde.